peran komunikasi dalam organisasI

Sebagai makhluk sosial manusia hendaknya mengenal akan pentingnya komunikasi. komunikasi dilakukan karena manusia adalah makhluk yang tidak dapat berdiri sendiri, membutuhkan orang lain. Bisa melalui organisasi atau tempat berkumpulnya dua atau lebih orang-orang yang mempunyai tujuan yang sama dan berusaha mencapainya bersama. Dengan adanya kesamaan tujuan bukan berarti manusia dapat dengan mudah berinteraksi dengan orang lain. Diperlukan kemampuanberkomunikasi yang baik salah satu contohnya. Maka dari itu saya disini menulis tentang peranan komunikasi di dalam organisasi.

1. Pengertian Komunikasi

            Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.

Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu:

Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

Untuk memahami pengertian komunikasi tersebut sehingga dapat dilancarkan secara efektif dalam Effendy(1994:10) bahwa para peminat komunikasi sering kali mengutip paradigma yang dikemukakan oleh Harold Lasswell dalam karyanya, The Structure and Function of Communication in Society. Lasswell mengatakan bahwa cara yang baik untuk untuk menjelaskan komunikasi ialah dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut: Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect?

Paradigma Lasswell di atas menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan itu,yaitu:

1. Komunikator (siapa yang mengatakan?)
2. Pesan (mengatakan apa?)
3. Media (melalui saluran/ channel/media apa?)
4. Komunikan (kepada siapa?)
5. Efek (dengan dampak/efek apa?).

Jadi berdasarkan paradigma Lasswell tersebut, secara sederhana proses komunikasi adalah pihak komunikator membentuk (encode) pesan dan menyampaikannya melalui suatu saluran tertentu kepada pihak penerima yang menimbulkan efek tertentu.


2. Aliran Komunikasi

• Komunikasi ke bawah

Informasi mengalir dari jabatan yang tinggi ke jabatan yang lebih rendah, yaitu:

• Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.
• Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.
• Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.
• Informasi tentang kinerja pegawai.
• Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

• Komunikasi ke atas

komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi, biasanya berbentuk pertanyaan, feedback, saran / usulan.
Pentingnya komunikasi ke atas, yaitu:

• Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.
• Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima informasi.
• Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka.
• Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.
• Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
• Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka. 

3. Pendekatan Komunikasi dalam Organisasi


Komunikasi organisasi dilakukan dengan tiga pendekatan, yaitu:

• Pendekatan Makro

Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti :
a. Memproses informasi dan lingkungan
b. Mengadakan identifikasi
c. Melakukan intergrasi dengan organisasi lain
d. Menentukan tujuan organisasi

• Pendekatan Mikro

Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti :
a. Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan
b. Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok
c. Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi
d. Komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan
e. Komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi

• Pendekatan individual

Berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual. Ada beberapa bentuk komunikasi individual :
a. Berbicara pada kelompok kerja
b. Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat
c. Menulis dan mengonsep surat
d. Berdebat untuk suatu usulan

 4. Peran Komunikasi dalam Organisasi

Peranan antarpersona seorang manajer meliputi tiga hal.

1. Peranan tokoh.
Kedudukan sebagai kepala suatu unit organisasi, membuat seorang manajer melakukan tugas yang bersifat keupacaraan. Karena ia merupakan seorang tokoh, maka selain memimpin berbagai upacara di kantornya, ia juga diundang oleh pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara. Dalam peranan ini seorang manajer berkesempatan untuk memberikan penerangan, penjelasan, imbauan, ajakan, dan lain-lain.

2. Peranan pimpinan. Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar-tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Beberapa kegiatan bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen: penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian. Ada juga kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berkaitan dengan kepemimpinannya, antara lain memotivasi para karyawan agar giat bekerja. Untuk melaksanakan kepemimpinananya secara efektif, maka ia harus mampu melaksanakan komunikasi secara efektif. Dalam konteks kepemimpinan, seorang manajer berkomunikasi efektif bila ia mampu membuat para karyawan melakukan kegiatan tertentu dengan kesadaran, kegairahan, dan kegembiraan. Dengan suasana kerja seperti itu akan dapat diharapkan hasil yang memuaskan.

3. Peranan penghubung. Dalam peranan sebagai penghubung, seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang-orang di luar jalur komando vertikal, baik secara formal maupun secara tidak formal.

2. Peranan informasi.
Dalam organisasinya, seorang manajer berfungsi sebagai pusat informasi. Ia mengembangkan pusat informasi bagi kepentingan organisasinya. Peranan informasional meliputi peranan-peranan sebagai berikut.
1. Peranan monitor. Dalam melakukan peranannya sebagai monitor, manajer memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Ia mengajukan berbagai pertanyaan kepada rekan-rekannya atau kepada bawahannya, dan ia menerima informasi pula dari mereka tanpa diminta berkat kontrak pribadinya yang selalu dibinanya.

2. Peranan penyebar. Dalam peranannya sebagai penyebar ia menerima dan menghimpun informasi dari luar yang penting artinya dan bermanfaat bagi organisasi, untuk kemudian disebarkan kepada bawahannya.

3. Peranan juru bicara. Peranan ini memiliki kesamaan dengan peranan penghubung, yakni dalam hal mengkomunikasikan informasi kepada khalayak luar. Perbedaannya ialah dalam hal caranya: jika dalam peranannya sebagai penghubung ia menyampaikan informasi secara antarpribadi dan tidak selalu resmi, namun dalam peranannya sebagai juru bicara tidak selamanya secara kontak pribadi, tetapi selalu resmi.
Dalam peranannya sebagai juru bicara itu ia juga harus mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang berpengaruh yang melakukan pengawasan terhadap organisasinya.
Kepada khayalak di luar organisasinya. Ia meyakinkan khalayak bahwa organisasi yang dipimpinnya telah melakukan tanggung jawab sosial sebagaimana mestinya. Ia meyakinkan pula para pejabat pemerintah bahwa organisasinya berjalan sesuai dengan peraturan sebagaimana mestinya.

3. Peranan memutuskan.
Seorang manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Ada empat peranan yang dicakup pada peranan ini.

1. Peranan wiraswasta. Seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan mengadakan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya. Ia senantiasa memandang ke depan untuk mendapatkan gagasan baru. Jika sebuah gagasan muncul, maka ia mengambil prakarsa untuk mengembangkan sebuah proyek yang diawasinya sendiri atau didelegasikannya kepada bawahannya.

2. Peranan pengendali gangguan. Seorang manajer berusaha sebaik mungkin menanggapi setiap tekanan yang menimpa organisasi, seperti buruh mogok, para pelanggan menghilang, dsb.

3. Peranan penentu sumber. Seorang manajer bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan dilangsungkan. Manajer juga mempunyai kewenangan mengenai pengambilan keputusan penting sebelum implementasi dijalankan. Dengan kewenangan itu, manajer dapat memastikan bahwa keputusan-keputusan yang berkaitan semuanya berjalan melalui pemikiran tunggal .

4. Peranan perunding. Manajer melakukan peranan perunding bukan saja mengenai hal-hal yang resmi dan langsung berhubungan dengan organisasi, melainkan juga tentang hal-hal yang tidak resmi dan tidak langsung berkaitan dengan kekayaan. Bagi manajer, perundingan merupakan gaya hidup karena hanya ialah yang mempunyai kewenangan untuk menanggapi sumber-sumber organisasional pada waktu yang tepat dan hanya ialah yang merupakan pusat jaringan informasi yang sangat diperlukan bagi perundingan yang penting.


sumber
             
Human Resource Community, perankomunikasi dalam organisasi,  http://www.hrcentro.com/artikel/Peranan_Komunikasi_dalam_Organisasi__130207.html. 30 Maret 2013
wikipedia,metode komunikasi dalam organisasi, http://id.wikipedia.org/wiki/Metode_komunikasi_organisasi. 30 Maret 2013
uki prastowo,   peranan komunikasi dalam organisasi, http://ukiparner.blogspot.com/2013/03/peranan-komunikasi-dalam-organisasi.html. 30 Maret 2013